Новый отчет вместо СЗВ-М в 2023 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый отчет вместо СЗВ-М в 2023 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Форма с кодом «ОТМН» сдается, если в основной форме обнаружились ошибки, или в нее были включены «лишние» физлица (например, уже уволенные). В отменяющую форму включают только тех работников, по которым были поданы ошибочные данные. Следом нужно оформить дополняющий отчет с кодом «ДОП» и также включить в него только те данные, которые необходимо исправить.

Основные особенности сдачи СЗВ-М

Отчет СЗВ-М требуется для того, чтобы работодатель вносил данные о работниках, с которыми были заключены официальные трудовые договоры. При этом не имеет значения, какого они типа — ученического, трудового и так далее. Также необходимость заполнения отчета возникает вне зависимости от того, вело ваше предприятие хозяйственную деятельность или нет.

Вам в любом случае необходимо оформить на всех работников страховку, а также передать всю информацию о них в соответствующие органы. Стоит также принимать во внимание, что данный документ не имеет нулевой формы.

По этой причине его должен оформлять каждый работодатель:

• все компании — как российские, так и зарубежные;
• все предприниматели;
• все люди, которые работают в нотариальной, детективной и прочих сферах, если у них имеются сотрудники.

Куда сдается отчет по форме СЗВ-М

Отчет по форме СЗВ-М сдается в территориальный орган пенсионного фонда РФ, в котором зарегистрирована отчитывающаяся организация.

Сдавать СЗВ-М по месту регистрации в Пенсионном фонде РФ нужно фирмам без подразделений, предпринимателям и «самозанятым» лицам.

Фирмам, имеющим в своем составе подразделения, следует отчитываться следующим образом:

Ситуация	Куда сдавать СЗВ-М
Подразделение: имеет свой лицевой или расчетный счет; начисляет выплаты персоналу.	В территориальное подразделение ПФР по месту нахождения подразделения с указанием КПП подразделения.
Подразделение: имеет свой лицевой или расчетный счет; не начисляет персоналу вознаграждений.	В территориальное подразделение ПФР по месту регистрации головного отделения с указанием в отчете по форме СЗВ — М данных по сотрудникам подразделения.
Подразделение: не имеет отдельного счета; начисляет вознаграждения персоналу.	В территориальное подразделение ПФР по месту регистрации головного отделения с указанием в отчете по форме СЗВ — М данных по сотрудникам подразделения.

Ошибочные данные по нескольким работникам

В следующем примере речь пойдет об оспаривании не самого факта наложения штрафа, а его суммы.

В организации работает 100 человек. СЗВ-М подавалась в последний день срока, однако принята не была. Причина — в отношении трех сотрудников указаны некорректные данные (СНИЛС либо ИНН). Бухгалтеру ничего не остается, кроме как исправить ошибки и подать форму позже 15-го числа. В Фонде посчитали, что отчет подан с нарушением срока, и наложили штраф — 500 рублей за каждое застрахованное лицо. То есть сумма штрафа составила 50 тыс. рублей.

Страхователь с этим не согласился. По его мнению, штраф должен рассчитываться исходя из количества лиц, в отношении которых в первоначально поданной форме были указаны некорректные данные. При таком расчете штраф должен составить всего 1,5 тыс. рублей. Кто прав?

Опять же, единого мнения арбитров на этот счет нет. Были решения, когда судьи принимали сторону Фонда (постановление АС Дальневосточного округа от 21.11.17 № Ф03-4421/2017). Но есть и противоположные исходы разбирательств, например, постановление АС Западно-Сибирского округа от 23.08.17 № А27-22235/2016. В нем указано, что отчет с ошибками в отношении отдельных лиц не может считаться несданным в полном объеме. Соответственно, исчислять штраф исходя из общего количества застрахованных лиц неправомерно.

Таким образом, учитывая практику арбитражных судов, шанс на оспаривание подобного штрафа у страхователей имеется. Воспользоваться им или нет — это зависит от масштаба «бедствия».

Начиная с отчетности за сентябрь 2016 года ПФР обновил требования(формат) к сдаче СЗВ-М(письмо от 2 сентября 2016 г. № 15-26/12513). Сам бланк не менялся.

ПФР уменьшил требования и теперь ошибкой не будет неверный КПП; лишние дефисы, пробелы и точки; лишний дефис перед последними двумя цифрами в СНИЛС. Всего вместо 30 ошибок в проверяющей программе оставили 14.

Требование	Какая ошибка возникнет, если его нарушить
Контрольные цифры ИНН физического лица должны быть числом, подсчитанным по алгоритму формирования контрольного числа ИНН	20 (предупреждение, но фонд примет отчет СЗВ-М)
Элемент ИНН застрахованного лица должен быть заполнен
Указывается СНИЛС, содержащийся в страховом свидетельстве	30 (ПФР примет отчет частично, данные на сотрудника с ошибкой не примут)
Указывается ФИО, содержащееся в страховом свидетельстве
Статус ИЛС в реестре ‘Застрахованные лица’ на дату проверяемого документа не должен быть равен значению ‘УПРЗ’
Должен быть указан хотя бы один из элементов ‘Фамилия’ или ‘Имя’
Проверяемый файл должен быть корректно заполненным XML-документом	50 (СЗВ-М не будет принята)
Проверяемый файл должен соответствовать XSD-схеме
Электронная подпись должна быть корректной
Элемент ‘Регистрационный номер’. Указывается номер, под которым страхователь зарегистрирован как плательщик страховых взносов, с указанием кодов региона и района по классификации, принятой в ПФР
Идентификационный номер налогоплательщика должен быть указан в соответствии с данными ПФР
При предоставлении сведений о застрахованных лицах с типом формы ‘исходная’ не должно быть ранее представленных сведений с типом ‘исходные’ за отчетный период, за который представляются сведения
Период представления СЗВ-М должен быть не ранее апреля 2016 года
Для всех типов форм СЗВ-М отчетный период, за который подается форма, должен быть меньше либо равен месяцу, в котором проводится проверка

Примеры заполнения СЗВ-М

• Последний день действия договора с сотрудником – 1-е апреля. В отчет за апрель этот сотрудник включается.

• Первый день действия договора – 31 июля. В сведения за июль сотрудник включается.

• Если человек устраивается на работу впервые, и у него еще нет СНИЛС, работодателю нужно не откладывая подать документы в ПФР на оформление страхового свидетельства. Если не сделать этого сразу, то может возникнуть ситуация, что срок сдачи СЗВ-М уже подошел, а СНИЛС еще не оформлен. В этом случае следом за основной придется подавать дополняющую форму на нового работника с объяснениями.

• Пенсионный фонд оформляет свидетельства в течение пяти дней, поэтому если сразу подать документы, накладок не будет, и вы успеете включить в основной отчет нового работника, даже если он был принят в последний день месяца.

В постановлении № 103п указано, кто готовит отчетность СЗВ-М, — отчетность о застрахованных лицах обязаны предоставлять не только бюджетные организации, но и все страхователи:

• любые организации;
• индивидуальные и частные предприниматели;
• самозанятые граждане;
• физические лица, нанимающие граждан на оплачиваемую работу.

Инструкция предложена для бюджетников, но подойдет для всех страхователей. По общему правилу, сведения о застрахованных лицах по форме СЗВ-М составляются по состоянию на конец отчетного месяца. Отправить информацию в Пенсионный фонд надлежит до 15-го числа следующего месяца. Предельные сроки сдачи СЗВ-М в 2021 году представлены в таблице.

Отчетный период 2022 года	Предельный срок
Январь	До 15 февраля
Февраль	До 15 марта
Март	До 15 апреля
Апрель	До 17 мая, 15 мая выпадает на субботу
Май	До 15 июня
Июнь	До 15 июля
Июль	До 16 августа, 15 августа выпадает на воскресенье
Август	До 15 сентября
Сентябрь	До 15 октября
Октябрь	До 15 ноября
Ноябрь	До 15 декабря
Декабрь	До 16 января 2023 года (перенос из-за выходного дня)

Распространенные ошибки при составлении СЗВ-М

Большая часть ошибок при составлении формы связана именно с правильностью ее оформления, внесения полных и точных сведений. Совершенные ошибки могут быть незначительными, тогда СЭВ-М принимается фондом без их корректировки. В остальных случаях ПФР принимает отчет полностью либо частично, но обязывает страхователя исправлять имеющиеся погрешности и давать уже уточненные сведения.

Если отчет не принят, это значит, что в бланке найдены серьезные ошибки (неверный ИНН, отчетный период и др.). Тогда все ошибки исправляются, отчет сдается заново.

Пример ошибки	Порядок исправления
Нет данных по застрахованному лицу (одному либо нескольким), например, отчет сдан досрочно, а на работу взяли нового человека	Подается дополняющая форма СЗВ-М, куда включены данные по отсутствующим в исходном документе застрахованным работникам; в позиции 3 дополняющего отчета (код) прописывается «ДОП»
Внесены излишние данные по лишним (уволенным) работникам	Составляется и сдается отменяющая форма СЗВ-М с отметкой «ОТМН» в третьей позиции; в отменяющем варианте указываются лишние работники

Включать в надлежащие позиции нужно данные тех застрахованных граждан, с которыми оформлен договор (трудовой либо ГПХ) и действие его в отчетном месяце отмечается хотя бы днем. При этом наличие начислений, выплат и удержание общеобязательных взносов по ним за этот же период не обязательно.

Если допущены грубые ошибки и фонд не принял отчетность, то, не исключено, что в отношении страхователя будут применять финансовые санкции. Стандартно за ошибку (одну либо несколько) по одному работнику ПФР вправе взыскать 500 руб.

Порядок заполнения формы СЗВ-М приведен в Приложении 2 к Постановлению Правления ПФР от 15.04.2021 N 103п.

В отчете необходимо заполнить четыре раздела.

В разд. 1 «Реквизиты страхователя» укажите:

• регистрационный номер в ПФР. Он указан в уведомлении из Пенсионного фонда, полученном при регистрации. Его можно узнать также в местном отделении ПФР, налоговой инспекции;
• наименование (полное или сокращенное);
• ИНН из свидетельства о постановке на учет в налоговом органе;
• КПП. Организации указывают код из свидетельства о постановке на учет организации, обособленные подразделения — код по своему месту нахождения. ИП данное поле не заполняют.

В разд. 2 «Отчетный период календарного года» отразите:

• месяц, за который подаете отчет. Например, в отчете за июнь укажите «06», за июль — «07». Если вы неверно отразите месяц, проверяющие могут посчитать, что отчет сдан за указанный месяц. В результате вам могут начислить штраф. Однако Верховный Суд РФ указал: нельзя наложить штраф, если в своевременно представленном отчете лицо самостоятельно выявило такую ошибку и исправило ее;
• год, за который подаете СЗВ-М. Например, если вы отчитываетесь за один из периодов 2021 г., в этом поле укажите «2021».

В разд. 3 «Тип формы (код)» укажите один из трех вариантов:

• «Исходная» — если сведения представляете впервые;
• «Дополняющая» — если дополняете ранее поданные сведения (например, не включили в отчет сотрудника, которого приняли на работу в последний день месяца);
• «Отменяющая» — если отменяете неверные сведения, представленные ранее.

В разд. 4 «Сведения о застрахованных лицах» укажите информацию о каждом застрахованном лице :

• фамилию, имя, отчество (при наличии) в именительном падеже;
• СНИЛС;
• ИНН (если у вас есть такие данные).

В графах, где отражаются Ф.И.О. и СНИЛС, информацию укажите в соответствии с документом, подтверждающим регистрацию застрахованного лица в системе персонифицированного учета.

Отчет СЗВ-М, составленный на бумаге, должен быть подписан руководителем организации (доверенным лицом) или ИП и заверен печатью (при наличии) (п. 3 Порядка заполнения формы СЗВ-М). В нем должна быть указана также дата заполнения. Электронный отчет нужно заверить усиленной квалифицированной электронной подписью.

Если вы представите неполные и (или) недостоверные сведения о застрахованных лицах, вам грозит штраф.

Кто должен сдавать СЗВ-М

Положения Закона о персонифицированном учете ПФР № 27-ФЗ касаемо тех, кого он признает страхователями, в 2017 году не подверглись изменениям. А это значит, что состав тех, кто сдает СЗВ-М в 2017 году остался прежним.

Таким образом, все, кто использует наемный труд, продолжат сдавать СЗВ-М. Кто сдает в 2016 году, сдает и в 2017-м. Среди них:

• организации и их обособленные структуры;
• частные бизнесмены (ИП);
• адвокаты, частные детективы, нотариусы, арбитражные управляющие, медиаторы и др.

Обратите внимание: в последнем случае, кто сдает форму СЗВ-М, делает это не в отношении себя, а на свой наемный персонал.

В 2017 году ПФР ждет отчеты от страхователей с сотрудниками, которые выполняли какую-либо работу на основании трудовых соглашений. При этом не важно:

• вела ли фирма (ИП) фактически деятельность;
• были ли выплаты физлицам.

Кроме того, подать форму СЗВ-М нужно, даже если вы просто только заключали трудовые договоры.

Когда люди выполняют работы или оказывают услуги для страхователя по договору гражданско-правового толка, то сведения о них все равно показывают в СЗВ-М при одновременном соблюдении следующих условий (письмо ПФР от 27.07.2016 № ЛЧ-08-19/10581):

1. исполнителям выплачено вознаграждение;
2. на сумму вознаграждения начислены взносы.

Тем, кто сдает СЗВ-М, нужно понимать, что это также могут быть договоры:

• на заказ у автора;
• отчуждения исключительного права на произведения;
• издательской лицензии;
• о предоставлении права использовать произведения науки, литературы, искусства;
• передачи управления правами.

Необходимо сдать отчёт до 15-го числа следующего за отчётным месяца. В примере он сдаётся за октябрь 2020 года – таким образом, это должно быть сделано до 15 ноября. Но это число выпадает на выходной день – в этом и всех подобных случаях крайний срок сдачи отодвигается на следующий рабочий день. Поскольку 15 ноября – воскресенье, сдать отчёт необходимо будет до 16 ноября.

Региональные отделения Пенсионного фонда иногда устанавливают для страхователей специальные графики, отличающиеся от рассмотренного выше. В ПФР это объясняют тем, что изменённые графики дают возможность меньше нагружать сотрудников и распределять очередь подачи более равномерно в сравнении со стандартными. Стоит отметить, что предоставлять СЗВ-М в отличающиеся от стандартных сроки работодатель не обязан – Пенсионный фонд лишь даёт рекомендации на этот счёт.

Чтобы снизить риски, стоит направлять отчёт в контролирующий орган пораньше, оставляя запас хотя бы в несколько дней до истечения срока, а лучше неделю. Если при проверке в отчёте обнаружатся ошибки, работодатель за счёт этого получит время на их исправление. Если они не устранены, а это будет невозможно при направлении отчёта в последний момент, на него могут быть наложены санкции, установленные законодательством.

Санкции в случае, если СЗВ-М не будет сдан вовремя

Если отчёт не был сдан в требуемые сроки, либо в нём были допущены и не исправлены до истечения времени ошибки, работодатель несёт установленную законом ответственность. Это штраф, величина которого определяется размером штата и количеством ошибок.

Ошибка при заполнении отчёта или отсутствие отчёта наказывается штрафом в 500 рублей за каждого работника. То есть, например, если их 20, отсутствие отчёта в срок обойдётся в 5 000 рублей, его предоставление с одной ошибкой – в 500 рублей, с двумя относительно разных сотрудников – в 1 000, и так далее.

Даже если опоздание при сдаче отчёта составило всего день, штраф всё равно будет наложен, поэтому стоит относиться к срокам предоставления отчёта очень внимательно.

Если ПФР потребовало внести поправки, но этого не произошло до установленного срока, наказание будет тем же.

Сроки сдачи СЗВ-М в 2019 году

Сроки сдачи СЗВ-М удобно отразить в таблице:

Отчетный месяц	Последний день сдачи отчета
декабрь 2018 года	15.01.2019
январь 2019 года	15.02.2019
февраль 2019 года	15.03.2019
март 2019 года	16.04.2019
апрель 2019 года	15.05.2019
май 2019 года	15.06.2019
июнь 2019 года	17.07.2019
июль 2019 года	15.08.2019
август 2019 года	16.09.2019
сентябрь 2019 года	15.10.2018
октябрь 2019 года	15.11.2018
ноябрь 2019 года	15.12.2019
декабрь 2019 года	15.01.2020

Что такое СЗВ-М, общие сведения

Отчет по форме СЗВ-М сдается в Пенсионный фонд и показывает какие сотрудники работают в компании на данный момент времени.

Обязанность по ее предоставлению появилась в 2016 году, после того, как форму утвердило Постановление Правительства №83П от 01.02.2016 года.

Основные моменты оформления отчета представим в таблице.

Представляемая информация	Расшифровка
На кого заполняется форма	Отчет включает сведения о сотрудниках, которые работают на предприятии и являются застрахованными лицами. Сюда включаются как работники по трудовому договору, так и нанятые по гражданско – правовому характеру
Срок сдачи отчета	Отчет представляется ежемесячно, в срок до 15 числа месяца
Кто сдает	Такой отчет должны сдавать все организации и предприниматели, которые имеют наемных работников, а также, если единственный учредитель является директором кампании
Форма сдачи отчета	Отчет можно сдавать как в бумажном, так и в электронном виде. Но этот выбор только до того момента, как количество сотрудников не превышает 25 человек. После того, как количество сотрудников превысило это ограничение, отчет необходимо сдать строго в электронном виде. Независимо от количества сотрудников, отчет может сдаваться по телекоммуникационным каналам связи при желании руководства организации.

Состав формы СЗВ – М, типы сведений

Форма отчета проста донельзя, состоит из 1 листа. В нем указывается только необходимые сведения.

Отчет состоит из 4 разделов:

1. В первом разделе указываются основные сведения об организации или предпринимателе
2. Раздел №2 содержит сведения о том, за какой отчетный период предоставляется форма
3. В третьем разделе содержится код формы. Поскольку ситуации бывают разные, предусмотрена подача отчета с разными типами: исходная, дополняющая или отменяющая. При первоначальной подаче отчета указывается тип «исходная»
4. Ну и последний, четвертый раздел содержит, собственно, данные о работниках компании

После четвертого раздела ставится подпись руководителя компании и дата сдачи.

В законодательстве не прописана точная дата, когда нужно сдать отчет СЗВ – М, есть только крайний срок – до 15 числа. Поэтому, если сдать форму раньше, ничего не будет. Но если в текущем месяце будет принят сотрудник, то организация заплатит штраф.

Стоит рассмотреть заполнение каждого раздела в отдельности.

Заполнение раздела 4 отчетной формы СЗВ – М

Переходим к самому интересному разделу, ради чего, собственно и затевалась эта форма отчета. Заносим в отчет данные о сотрудниках, работающих на предприятии.

Показатель	Какую информацию записываем
ФИО застрахованного лица	Для каждого сотрудника выделена своя отдельная строка. Расписываем полностью фамилию, имя и отчество работника
Номер СНИЛС	Указываем страховой номер из зеленой пластиковой карточки (СНИЛС), которая есть у каждого человека
ИНН	У каждого работника есть ИНН. Сотрудник должен принести свидетельство ИНН в момент устройства на работу. Если у работника на руках нет этого документа, то номер можно узнать на сайте налоговой службы, указав там паспортные данные

Четвертый раздел представлен в виде таблицы. Так же, как и в других разделах, здесь существует подсказка какие именно категории работников нужно включить в отчет.

После табличной части есть поля для записи должности руководителя, его подписи и расшифровки. Чуть ниже ставится дата предоставления отчета.

Форма СЗВ-М представляется ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. В ней указываются данные о работодателе: регистрационный номер в ПФР, наименование, ИНН и КПП, а также корректные сведения о Ф.И.О., СНИЛС и ИНН застрахованных лиц, с которыми в отчетном месяце были заключены, продолжали действовать или прекращены трудовые договоры или договоры ГПХ.

Заполнить СЗВ-М онлайн бесплатно в 2021 году можно на коммерческих интернет-сайтах. Но безопаснее использовать специальную программу на сайте ПФР или применяемые большинством работодателей учетные программы, предоставляющие возможность последующей проверки на корректность введенных данных и формирования файла для отправки отчета в электронной форме.

Источники:

• федеральный закон от 01.04.1996 № 27-ФЗ (ред. от 01.04.2019) «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»
• постановление Правления ПФР от 01.02.2016 № 83п «Об утверждении формы «Сведения о застрахованных лицах»

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Похожие записи:

• Подъёмные для молодых специалистов учителей в сельской местности
• Размер пособия опекунам в 2023 году в Беларуси
• Благодарность губернатора Калужской области льготы